每到月底,公司各部門開始整理發票、歸檔收據、核對帳目⋯⋯這是台灣企業再熟悉不過的月結場景。當財務人員被大量紙本作業綁架、營運主管等待核銷進度、員工為了代墊款項傷透腦筋,究竟怎麼做能更聰明?
根據 Deloitte Global 2018 年調查,面對這樣的管理困境,已有 54% 的財務長投入數位轉型規劃,63% 更將重心轉向數據分析與決策支援。在人力成本高漲、企業效率急待突破的此刻,如何善用科技從根本解決費用管理難題?
COMMEET,引領財務管理新思維
「台灣企業在財務管理上,往往將大量人力投入在重複性的行政作業中,卻無法為營運帶來實質效益。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓觀察,當前企業在費用管理上面臨三大痛點:首先是人工作業成本過高,財務人員每月要花費大量時間核對憑證、登打資料,甚至常需加班處理;其次是流程效率低落,從員工報帳、主管審核到財務結帳,層層關卡都可能造成延宕;最後是預算控管不易,企業往往到月底才發現預算超支,難以即時因應。
為此,COMMEET 推出三大創新服務。首先,是結合 Web 平台與手機 App 的 SaaS 服務,讓企業無需負擔建置成本,就能快速導入數位化系統,讓員工能隨時隨地處理報帳作業。其次,是導入新一代的 AI-OCR 技術,透過深度學習演算法,讓系統能辨識範圍更廣、準確度更高,從電子發票、手寫收據到外幣單據,各類憑證都能快速擷取資訊,並自動檢核連號發票和假日消費、公司統編資訊。
第三,則是突破性的數位企業卡服務。COMMEET 與多家銀行合作,讓企業能透過系統快速發放數位企業卡:員工提出申請後,可立即取得一組專屬卡號,且企業能為不同場景設定專屬規則,例如為採購人員開立單次額度的採購卡、為業務團隊配置每月固定預算的專案卡,或是為數位行銷部門發放訂閱支付卡。透過手機支付整合,員工不再需要墊款,企業也能即時掌握每筆費用,達到源頭管控的目標。
「這不只是把紙本流程搬上雲端,而是從根本改變企業的費用管理模式。」洪明楓分享,企業導入系統後,原本需要兩週才能完成的月結作業,現在三天內就能完成,報銷效率提升。系統通過 PCI DSS 資安認證,確保企業支付安全無虞。更重要的是,當基礎流程自動化後,財務團隊就能把時間投注在數據分析與決策支援上,為企業創造更高價值。
從被動核銷到主動管控,企業財務新進化
「我常說『自發大於強制』,再好的系統如果無法融入日常工作習慣,終究難以發揮價值。」洪明楓表示,COMMEET 的設計規劃,皆從使用者痛點出發,讓費用管理不再是每月的夢魘。
以台灣資訊服務業龍頭的企業客戶為例,精誠資訊擁有五百多名業務人員,過去每到月底,整個公司幾乎有半天時間就在趕報帳。「如果能讓每位員工願意每天花一兩分鐘,分擔掉財務人員的龐大工作量,豈不是事半功倍?」因此,在導入 COMMEET 後,業務人員只需在每天通勤途中,用手機拍下當天的發票收據,系統就會自動解析資訊、完成報帳,讓月底的報帳壓力迎刃而解。
洪明楓又舉另一個知名日系眼鏡品牌為例。面對快速展店的成長挑戰,不只要不斷培訓新進人員熟悉報帳流程,還要處理跨門市的費用分攤問題。「在採用 COMMEET 系統後,大幅縮短門市人員的報帳訓練時間,因為就像使用一般的 App 一樣簡單。而且一套系統能串接所有門市,讓總部也能即時掌握各據點的預算執行狀況。」
另一個案例,則是醫療科技服務品牌翔評互動。由於需要管理數十個廣告平台帳號,過去必須綁定多張實體信用卡,不只有盜刷風險,人工對帳也相當費時;如今,透過 COMMEET 的數位企業卡,財務主管能靈活設定每個帳號的使用額度與期限,即時掌握各類軟體訂閱支出,讓數位行銷預算管理更有效率。
「很多財務人員最初會擔心,數位工具是否會取代他們的工作?但實際上,我們要做的是讓專業人才創造更高價值!」洪明楓指出,當 AI 能自動完成統編檢核、對帳等基礎工作,財務團隊就能把時間投入在更具價值的分析工作上,例如評估「資源是否投入在對的方向」、「如何做更好的資源部署」等策略思考,做到釋放財務人力、聚焦價值創造。
ESG 浪潮下,財務管理與永續發展的雙贏策略
從流程優化到人才賦能,COMMEET 不只在提升企業效率,更致力實踐永續經營的理念。在環境(E)面向,透過憑證數位化大幅減少紙本使用。特別是在國稅局開放電子檔案歸檔的政策支持下,企業能徹底實現無紙化目標,不只響應環保,更能降低實體儲存成本。
在公司治理(G)層面,COMMEET 內建的預算管控工具,讓企業得以即時掌握資源使用效率。傳統企業常在月結後才發現預算超支,難以即時因應;透過系統化管理,主管可隨時監控預算執行狀況,根據分析結果快速調整策略,提升治理效能。而這些在環境與治理面的努力,最終都指向一個更重要的目標——社會責任(S):讓企業能更有效地運用人才,創造更大的社會價值。
「成為企業的基礎建設,協助企業去發揮潛力。」洪明楓強調,當繁瑣的行政流程不再綁架人才,企業就能真正釋放創新動能,驅動永續成長。