上雲，不是電腦/手機/平板的專利，在萬物聯網的時代，傳統辦公設備也能透過上雲改善企業流程、提高效率。日前，在台灣富士全錄舉辦的春季展示會上，展出了各種以多功能複合機連結雲端服務的情境應用，這些新的應用模式讓員工能夠輕鬆存取資料，以及隨時隨地有效運用相關資訊，進而提升工作與管理效率。
台灣富士全錄總經理小林雅春進一步指出，本次的春季展示會，不只能看到支援雲端功能的ApeosPort-VIC/DocuCentre-VIC數位彩色多功能複合機，還有辦公室應用最常遇到的四大情境，包括電子表單、雲端列印、文件處理及客製化UI設計，讓企業親身感受智慧辦公帶來的創新變革。
【應用1、電子表單】無紙化加快工作流程
首先在電子表單應用，台灣富士全錄展出的是Intelledox表單管理系統，提供雲端及伺服器版本，可以協助企業輕鬆將紙本表單電子化。透過Intelledox電子化表單，表單設計者可以自由添加需要的欄位，如：姓名、生日、電話、簽名欄…等，當表單輸入完成後，系統會直接傳送至指定儲存空間(雲端或伺服器位置)統一存放管理。此外，Intelledox還結合資料庫搜尋比對功能，當使用者在其中一個欄位輸入資料時，系統會自動搜尋並帶入其他欄位的資料，節省填單時間。
以快遞業為例，快遞員在送貨到府後，通常會拿出一張紙本收據請客戶簽收，等回到公司後再交由專人歸檔管理，如果將簽收單據電子化，快遞員只要拿出平板電腦請客戶簽名，相關單據就會直接傳到雲端統一管理，既不必擔心紙本單據遺失的風險，也省去麻煩的歸檔作業。
【應用2、雲端列印】檔案不用存到隨身碟，也能列印
第二是雲端列印，透過台灣富士全錄的雲端硬碟整合中心(Cloud Service Hub)與雲端跟隨列印(Cloud on Demand Print)兩項解決方案，使用者就能隨時隨地進行跨雲端平台的資料處理、列印或掃描文件。
雲端硬碟整合中心除了串連Working Folder(富士全錄企業版雲端空間)外，也整合了許多主流的雲端儲存服務，包括Google Drive、Dropbox、EverNote、SharePoint、OneDrive等，使用者可以將掃描的檔案上傳至指定的雲端空間，或是在多功能複合機上直接選擇要列印的雲端檔案。
此外，當使用者不在辦公室或是來企業洽公的訪客，有列印文件需求時，只要透過專用App將檔案上傳至雲端列印伺服器,系統同時自動產生取件編號，並在多功能複合機上輸入取件編號，就能將檔案列印出來。舉例來說，業務至客戶處取得簽約文件後，以手機拍下合約照片後上傳雲端，再請公司內部的同事列印出來給主管審核，就能加快合約處理速度。
【應用3、文件處理】處理電子檔案就像處理紙本文件一樣簡單
第三項文件處理應用，則是應用DocuWorks 8文件處理軟體，將辦公室軟體及各種不同的檔案格式整合成同一份電子檔，利用堆疊、拆散、貼上便箋、加上註解等進行編輯，就像平常處理紙本文件般，不同的是搬到電腦桌面上處理。同時可以連結共用資料夾、富士全錄雲端服務(Working Folder)、文件管理平台(DocuShare)，進行電子文件傳遞、備份、查詢，以及簽核的工作流程，方便外出的同仁即時存取訊息。
【應用4、客製化UI】直覺式操作，降低錯誤機率
第四項客製化UI，由台灣富士全錄根據企業需求設計功能選單畫面，簡化多功能複合機的操作介面，舉例來說，一般多功能複合機的文件掃描介面上會有很多選項，例如：存放位置、檔名、比例等，透過客製化UI設計可以將這些選項簡化成1~2個按鈕，對於經常重複進行的資料處理作業來說，客製化UI設計可以加快資料處理的速度、降低錯誤風險。
以旅遊業為例，每日都有大量資料需要掃描歸檔，例如：消費者的護照、刷卡資料…等，透過客製化設計簡化操作介面，使用者點選後，只會看到二維條碼、條碼、檔名三個按鈕，再點選進去後選擇存在放哪一個雲端硬碟，就能開始掃描，不必再做其他設定，直覺式操作加快檔案掃描時間。
資料，是現今企業辦公的基礎，資料存取方式的多元化與便利性，則是決定企業辦公效率的關鍵，台灣富士全錄透過多功能複合機落實智慧辦公概念，不只改善工作流程與文件處理效率，也為企業創新變革樹立最好的典範。
